Close

Wrzesień 11, 2019

Nie da się oszczędzić czasu.

Nie da się „oszczędzić” czasu.

Czas jest tym, czego potrzebujemy najbardziej, ale wykorzystujemy najgorzej – powiadał William Penn. Okazuje się, że tygodniowy czas pracy w Polsce jest jednym z najdłuższych na kontynencie, natomiast badania pokazują, że statystyczny pracownik w naszym kraju efektywnie spędza jedynie około 6 godzin z całego dnia pracy. Wychodzi na to, że pracujemy długo lecz niemądrze…

Nie da się „oszczędzić czasu”. Jedyne co można zrobić to spożytkować ten, który mamy, w mądry sposób.

Odpowiednia organizacja, planowanie, wyznaczanie celów – te i wiele innych czynników składa się na naszą efektywność osobistą. Efektywność osobista to w dużym skrócie mądre zarządzanie własnym czasem, które polega na optymalizacji codziennych czynności. Wymaga zaangażowania i konsekwencji w kształtowaniu nawyków, co wbrew pozorom nie jest łatwe.

 

Metody wyznaczania celów

Aby odpowiednio zaplanować swój czas, w pierwszej kolejności musimy zadać sobie pytanie co w ogóle chcemy zrobić, czyli należy wyznaczyć swoje cele.

Jeśli nie masz celów, nigdy nie dowiesz się czy osiągnąłeś sukces, więc nigdy też nie poznasz smaku prawdziwego zadowolenia i spełnienia. Bez określonych celów twoje działania będą tylko reakcją na codziennie wydarzenia i prośby innych osób.

Badania przeprowadzone na jednym z Kalifornijskich Uniwersytetów pokazują, że ważnym etapem jest zapisanie swojego celu. Studenci, którzy przyjęli ten sposób działania, osiągali o około 50% większy sukces w realizacji swoich celów niż studenci którzy pominęli etap zapisywania.

Cel to jednoznaczna odpowiedź na pytanie „Czego chcę?”.

 

Metoda SMART 

SMART to metoda formułowania celów, która zwiększa szansę na ich realizację. Jest to akronim pięciu angielskich słów: Specific – Measurable – Achievable – Relevant – Timed.

Specificczyli specyficzny – oznacza, że mamy jasno określić, czego nasz cel dotyczy, powinien być jasno sprecyzowany i przedstawiać co chcemy dzięki niemu osiągnąć, tak aby jego zrozumienie nie pozostawiało miejsca na dowolną interpretację. Sprecyzowane jest sformułowanie „schudnąć”, a źle sformułowany jest cel „wziąć się za siebie”. Ogólnikowe stwierdzenia nie sprzyjają osiąganiu sukcesów, a często stanowią wręcz utrudnienie.

Measurable,czyli mierzalny – oznacza, że cel powinien zostać określony w sposób, dający możliwość weryfikacji jego stopnia osiągnięcia. Pozostając przy przykładzie odchudzania, jako miernik możemy użyć kontrolowanie ilości kilogramów na wadze.

Achievable,czyli osiągalny – oznacza, że zbyt ambitne cele mogą doprowadzać do rozczarowań i frustracji. Określając cel musimy wierzyć, że jego osiągnięcie jest możliwe. Precyzowanie realnych celów oznacza, że musisz odpowiedzieć sobie na pytanie czy posiadasz wystarczające zasoby i umiejętności do osiągnięcia danego celu. W przeciwnym razie napotkasz wiele niepowodzeń, które zdemotywują Cię do dalszego działania.

Relevant, czyli istotny, oznacza, że musisz odpowiedzieć sobie na pytanie czy cel, który chcesz wykonać ma dla Ciebie znaczenie? Dlaczego tego chcesz? Zastanów się czy realizując dane cele, są one tak naprawdę Twoje czy może realizujesz jedynie pomysły swojego szefa, żony, mamy lub przyjaciela?

Timed,czyli określony w czasie – twoje cele muszą konkretnie określać kiedy zrealizujesz poszczególne zadania. Bez wyznaczenia jasnego terminu zakończenia możesz łatwo popaść w pułapkę odwlekania w nieskończoność swoich działań.

Istnieje wiele wariantów metody SMART (mądry), możesz również zastosować w swoim działaniu metodę SMARTER (mądrzejszy), która postawi Cię przed osiąganiem jeszcze bardziej ambitnych celów i zadań.

 

Mind mapping

Według twórców tej metody, jest to rodzaj notowania myśli, który ma zwiększać efektywność działań i pobudzać do pracy obie półkule mózgu. Tonny i Barry Buzan twierdzą, ze podczas sporządzania tradycyjnych notatek aktywowana jest tylko lewa półkula mózgu odpowiadająca za myślenie logiczne, włączając do sporządzania notatek kolory czy rysunki, uaktywniamy prawą półkulę, której zadaniem jest twórcze myślenie i wychodzenie poza schematy. W ten sposób nasz mózg pracuje w ciągłej synergii i tworzymy więcej wartościowych pomysłów.

Do stworzenia mind mapy używa się rysunków, kolorów i krótkich haseł. Mapa powinna być przejrzysta, czytelna, zwracająca uwagę na najważniejsze rzeczy – istotne dla osoby która ją tworzy. Pamiętaj, że najlepsze będą pierwsze skojarzenia które przychodzą Ci do głowy.

 

Metoda OATS

Kolejna metoda, której nazwa to akronim czterech słów:  Outcomes – Activities – Time – Schedule. Technika OATS to dość prosta procedura pomagająca efektywnie planować swój czas.

Outcomes,czyli wyniki – określ jakie wyniki chcesz otrzymać na koniec określonego czasu (tygodnia, miesiąca, kwartału czy roku). Możesz wyznaczyć więcej niż jeden cel, ale nie powinno ich być więcej niż sześć.

Activities,czyli działania – kolejnym krokiem jest określenie wszystkich niezbędnych działań które musisz podjąć, aby osiągnąć zamierzony cel. Ważne żebyś zrobił to dość szczegółowo, abyś nie miał problemu z interpretacją zbyt ogólnikowych stwierdzeń.

Time,czyli czas –  w tym kroku będziesz miał za zadanie określić czas jaki będzie Ci potrzebny do wykonania poszczególnych zadań. Możesz posiłkować się swoimi wcześniejszymi doświadczeniami. Przypomnij sobie podobną sytuację z przeszłości i na tej podstawie znajdziesz punkt odniesienia.

Schedule,czyli plan – zaplanuj kiedy będziesz wykonywał konkretnie działania. W miarę możliwości określ nie tylko konkretną datę, ale również godzinę lub przedział czasowy kiedy będziesz mógł zająć się danym działaniem.

  • Tych kilka prostych metod sprawdzi się w codziennych czynnościach, w pracy i domu. W poradnikach i internecie znajdziesz szereg innych procedur, które pozwolą Ci planować życie od prostych działań do bardziej skomplikowanych i złożonych projektów. Cele wyznaczają kierunek naszego działania, dzięki czemu możemy być świadomi po co robimy daną rzecz i co dzięki temu działaniu chcemy osiągnąć. Tylko dobrze przemyślane i opisane cele działają. Każda godzina dobrego planowanie pozwala oszczędzić od czterech godzin działania. Niekonwencjonalne metody planowania rozwijają kreatywność.

Metody efektywnego planowania czasu

GTD – Getting Things Done

Kiedy już odpowiesz sobie na pytanie co chcesz zrobić, kolejnym krokiem będzie efektywne wykonanie. W literaturze znajdziesz dzisiątki metod, które pozwolą Ci odpowiednio zaplanować swój czas. Jednym z takich systemów jest stworzona przed Davida Allena metoda Getting Thing Done, oparta na gromadzeniu wszystkich spraw jakie masz do zrobienia (prywatnych oraz służbowych) i układaniu ich w przejrzyste listy zadań. Składa się z 5 etapów: gromadzenia, analizy, porządkowania, przeglądu i wykonania.

Gromadzenie – w pierwszym etapie należy “wyrzucić” z głowy wszystkie sprawy, którymi musisz się zająć. Myślenie o niewykonanych czynnościach nie powala skupić się na wykonywanych zadaniach, więc oczyść głowę. Czy będzie to lista zakupów, kupienie prezentu na urodziny cioci, lub ważny plan budowy domu.

Analiza– po zgromadzeniu spraw sprawnie podejmuj decyzje dotyczące tego, co zrobić z danym zadaniem. Zastosuj zasadę 2 minut – jeśli dane zadanie można wykonać w ciągu 2 minut – zrób je od razu. Gdy sprawa wymaga poświęcenia więskzej ilości czasu lub więcej niż jednego działania to zmienia się w projekt. Przeglądaj swoje skrzynki/plannery przynajmniej raz dziennie.

Porządkowanie– polega na dopasowaniu tego, co umieściłeś w poszczególnych kategoriach, aby wiedzieć, co i gdzie się znajduje. Najprostszy podział spraw:

  • Projekty – tu jak sama nazwa wskazuje wpadają projekty, które wymagają więcej niż jednego działania
  • Najbliższe zadania – to działania, które muszą być podjęte jak najszybciej
  • Zadania oczekujące – tu znajdą się te sprawy, co do których oczekujesz na jakąś odpowiedź, np. od współpracowników czy partnera
  • W przyszłości – wpisz do kalendarza te działania, które musisz wykonać w konkretnym dniu lub terminie.

Przegląd – bardzo ważnym elementem GTD jest regularne sprawdzanie uporządkowanych zadań. Może okazać się, że pewne sprawy straciły już na ważności, a inne wymagając podjęcia dodatkowych działań.

Wykonanie – ostatni i najważniejszy etap, czyli wykonanie wcześniej zaplanowanych spraw. Niby proste, ale często trudne w realizacji. W ciągu dnia zdarzają się różnego typu „pożary”, które musisz ugasić lub napotykasz trudności w formie dystraktorów takich jak przychodzące powiadomienia na telefonie, serial lecący w tle lub bałagan na biurku. Pamiętaj żeby odpowiednio zadbać o swoją przestrzeń.

Pokonywanie dystraktorów

Nic tak nie zaburza naszej efektywności jak napotykanie na swojej drodze “rozpraszaczy”. Odwlekanie działania, czyli prokrastynacja, przesiadywania w telefonie, rozmowy z koleżankami podczas pracy czy nadmierny perfekcjonizm. Kilka prostych technik pozwoli Ci odpowiednio podejść do wykonywanych zadań.

Zjedz tę żabę

Zgodnie z tą zasadą powinniśmy zacząć dzień od realizacji najtrudniejszego, największego, najważniejszego zadania. Rozpoczęcie od “zjedzenia żaby” daje poczucie zadowolenia związane ze świadomością, że najgorsze mamy już za sobą.

Zjedz słonia

Złożone projekty podziel na mniejsze etapy, które z łatwością zrealizujesz. Podizelone zadania są mniej przerażające, łatwiej I szybciej je wykonać i dają poczucie częstszych sukcesów.

Deleguj

Jeśli jakieś zadanie możesz przekazać innej osobie, która posiada większe kompetencje lub czas do jego wykonania, przekaż jej czym ma się zająć, aby uniknąć odwlekania spraw.

Tu i teraz

Skup się na wykonywanej czynności, jeśli przeznaczysz na dane zadanie jakiś czas ustaw minutnik. Unikaj ciągłego spoglądania na telefon, aby sprawdzić czas. Wyłącz powiadomienia lub poinformuj inne osoby, żeby kontaktowały się z Tobą w tylko poważnych sprawach. Wyłącz telewizor lub przycisz muzykę w radiu. To pozwoli Ci na całkowice skupienie uwagi na wykonywanej czynności.

Pozdrawiam,

I.